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Fragen und Antworten

Frequently Asked Questions

Es ist kein Geheimnis, dass die Benutzung einer Software zu der einen oder anderen Frage führt. Meistens wurde uns diese Frage auch schon mal gestellt. Deshalb gibt es Seiten wie diese: Hier werden Fragen, die uns gestellt wurden, zusammen mit den Antworten, die wir gegeben haben, aufgelistet. Vielleicht finden Sie hier eine entsprechende Frage (und die dazu passende Antwort). Sollte dieses nicht der Fall, teilen Sie uns Ihre Frage mit!


Wie nehme ich eine leerstehende Wohnung in die Stammdaten auf?

Wir empfehlen, für unvermietete Flächen Pseudo-Mieter einzugeben (Mit Namen „Leerstand“, Anrede „ohne Anrede“, alle Mietwerte auf 0,00 EUR setzen). Bei einer Nebenkostenabrechnung bekommen Sie dann auch für jeden Leerstand eine Abrechnung ausgedruckt und sehen so, wieviel Kosten Sie selber tragen müssen.

Kann ich eine Nebenkostenabrechnung durchführen, ohne gebucht zu haben?

Sie können jederzeit eine Nebenkostenabrechnung durchführen, ohne daß auch nur eine einzige Buchung in der Buchhaltung vorliegt (es gibt Kunden, die mit Villa nur Abrechungen und keine Buchhaltung machen!). Im Programmteil „Nebenkosten/Wirtschaftsplan“ gibt es den Bereich „geleistete Vorauszahlungen…“. Hier werden die von den einzelnen Mietern geleisteten Vorauszahlungen entweder aus der Buchhaltung geholt oder manuell eingegeben. Gleiches gilt für die Kosten, die im Bereich „abzurechnende Kosten…“ eingegeben werden.

Wie kann ich ein existierendes Buchungsjahr auf „Null“ zurücksetzen?

Wenn Sie mit der Buchhaltung für ein Jahr noch einmal von vorne anfangen wollen, empfiehlt sich ich folgende Vorgehensweise:
1. Legen Sie im Programmteil „Jahresendprogramm“ ein „neues“ Buchungsjahr an (z. B. „99“). Lassen Sie keine Saldovorträge anlegen (damit alles bei Null beginnt).
2. Sie befinden sich jetzt im neuangelegten Buchungsjahr „99“. Löschen Sie nun das Buchungsjahr, das Sie neu beginnen wollen.
3. Legen Sie jetzt das eben gelöschte Buchungsjahr neu an. Danach löschen Sie das Buchungsjahr „99“. Sie haben jetzt ein „leeres“ Buchungsjahr, alle Konten stehen auf Null.

Wie nehme ich Ergebnisse einer extern (z. B. Techem) erstellten Heizkostenabrechnung in eine Betriebskostenabrechnung auf?

Die von Techem errechneten Guthaben/Nachzahlungen geben Sie als Festbetrag (Name: „2lt. Techem“) ein, wobei Guthaben mit einem negativen Vorzeichen versehen werden. Diesen Festbetrag steuern Sie dann als Abrechnungsposten (Name: „Heizkosten“, Art: „Festbetrag“, Festbetrag: „lt. Techem“) in Ihre Abrechnung ein. Es erscheint dann nach dem Durchführen der Abrechnung im Kontrollblatt folgende Zeile:

Heizkosten lt. Techem 2542,30 EUR 40,32 EUR

Wie kann ich die Daten von Villa in einem anderen Verzeichnis speichern?

Die Daten befinden sich normalerweise in dem Verzeichnis, in dem Villa installiert wurde (üblicherweise „C:\Programme\Villa“). Es kann sinnvoll sein, die Daten in einem anderen Verzeichnis, eventuell sogar auf einem anderem Laufwerk (auch im Netz) abzulegen. Zum Beispiel, wenn von dem entsprechenden Laufwerk eine regelmäßige Datensicherung automatisch durchgeführt wird. Hierzu müssen folgende Dateien in das neue Verzeichnis verschoben werden:

Die Datei „Daten“
Die Datei „Schema“
Alle Dateien, die mit „Dat“ beginnen (es folgen fünf Ziffern)

Außerdem muß die Datei „Villa.cfg“ aus dem Öffentlich-Verzeichnis gelöscht werden. Beim nächsten Start von Villa sucht das Programm die Dateien an der alten Stelle, findet Sie nicht, und fragt Sie deshalb nach dem Verzeichnis, in dem die Dateien liegen.

Wie erfasse ich ein Buchungsjahr nachträglich?

Wenn Sie z. B. in der Mitte des Jahres anfangen, mit Villa für Windows zu arbeiten, dann wollen Sie sicher das Jahr nachträglich buchen. Dabei ist folgendes zu beachten: Die Stammdaten müssen sich auf dem Stand befinden, der zum Stand der Buchhaltung gehört. Wenn Sie also die Sollstellung für den Januar machen, müssen in den Stammdaten die Mieter/Wohnungseigentümer eingetragen sein, die im Januar wohnhaft waren (und diese müssen den Status „wohnhaft“ haben!). Falls in dem Zeitraum, den Sie nachbuchen wollen, Mieter- oder Eigentümerwechsel stattgefunden haben, oder Mieten sich geändert haben, so können Sie diese Änderungen schon am Anfang eintragen. Geben Sie z. B. einen Nachmieter mit dem Status „wartend“ ein. Dieser wird vom Programm automatisch auf „wohnhaft“ gesetzt, wenn die entsprechende Sollstellung erfolgt (Der Vormieter wird dann auf „ausgezogen“ gesetzt). Ebenso werden Mietänderungen, die Sie unter „Neue Werte…“ eintragen, automatisch wirksam.

Wieso erscheinen Differenzen bei der Nebenkostenabrechnung?

Nach dem Durchführen einer Nebenkostenabrechnung sollte zuerst das Summenblatt gedruckt werden, um zu kontrollieren, ob Differenzen bei der Verteilung der Kosten aufgetreten sind. Es sollten hier nur Differenzen von wenigen Cent aufgrund von Rundungen erscheinen. Größere Differenzen können folgende Ursachen haben:
Wenn die Differenzen bei allen Abrechnungsposten, die Kosten über einen Schlüssel verteilen, auftreten, hat es im Abrechnungszeitraum Leerstände gegeben. Falls Sie genau wissen wollen, wie diese Differenzen entstehen, geben Sie in Zukunft für Leerstände „Pseudo-Mieter“ ein (siehe oben).
Wenn die Differenzen nur bei bestimmten Abrechnungsposten auftreten, und diese Abrechnungsposten alle den gleichen Schlüssel zur Verteilung der Kosten verwenden, liegt die Ursache bei diesem Verteilungsschlüssel. Prüfen Sie in den Stammdaten, ob bei dem Objekt die Summe und bei den einzelnen Mietern die Anteile korrekt hinterlegt sind. Hilfreich ist dabei die Schaltfläche „Summen prüfen…“.

Wenn Sie nach Wegen suchen, um noch effektiver mit Villa zu arbeiten, empfehlen wir Ihnen unsere „Tipps & Tricks“.