• Hintergrund

Das alles kann Villa!

Die Leistung im Überblick

 
 
 
 
 
 

Allgemeine Merkmale

  • Verwaltung von Mietwohnungen, Eigentumswohnungen, vermieteten Eigentumswohnungen, Gewerbeobjekten, Sozialwohnungen usw.
  • Zugriff auf alle Mieter/Wohnungseigentümer, Häuser, Mandanten und Buchhaltungskonten in allen Programmteilen wahlweise über Namen oder Nummer.
  • Getrennte Datenbanken für jeden Mandanten (= Hauseigentümer/Eigentümergemeinschaft).
  • Passwortschutz mit verschlüsselter Speicherung der Passwörter.
  • Einrichtung beliebig vieler Programmnutzer
  • Zuweisung individueller Rechte für jeden Programmnutzer, z. B. nur Buchungen erfassen, nur Daten ansehen aber nicht ändern, nur bestimmte Häuser bearbeiten usw.
  • Einheitlicher Bildschirmaufbau in allen Programmteilen, Fehlermeldungen im Klartext.
  • Handbuch, Lehrbuch und Musterdaten werden mitgeliefert.
  • Hilfe-Funktion: Zusätzliche Bedienungshinweise einblendbar
  • Datensicherung, Textverarbeitung usw. im Programm integriert - Kenntnisse anderer Programme nicht erforderlich.

Buchhaltung, Teil 1

  • Unbegrenzte Anzahl von Konten und Buchungen.
  • Fertiger Kontenplan kann auf Knopfdruck übernommen und bei Bedarf jederzeit erweitert werden.
  • Automatische Anlage von Personenkonten für Mieter und Wohnungseigentümer.
  • Diverse Auswertungen: Kontenblätter, Summen- und Saldenliste, Journal, Zahlungsübersicht Mieter/Wohnungseigentümer, Hausabrechnung usw.
  • Auswertungen können vom Anwender geändert oder durch neue Auswertungen ergänzt werden.
  • Automatische Sollstellung mit manueller Korrekturmöglichkeit (z. B. bei berechtigten Mietminderungen).
  • Automatische, termingerechte Berücksichtigung von beliebig vielen Staffelmietbeträgen sowie von Abrechnungsguthaben und Nachzahlungen bei der Sollstellung.
  • Buchungen werden zunächst in einer Erfassungsdatei (Prima Nota) gesammelt und können dort vor dem automatischen Verbuchen korrigiert oder gelöscht werden.

Buchhaltung, Teil 2

  • Automatische Gegenbuchungen.
  • Automatische MwSt-Verbuchung möglich.
  • Speicherung beliebig vieler Standardbuchungstexte.
  • Automatische oder manuelle Verteilung von Wohngeld- und Mietzahlungen auf beliebig viele Unterkonten, z. B. für Heizung, Betriebskosten, Garage usw.
  • Während der Buchungserfassung wird zur Kontrolle laufend der jeweilige Stand des Bankkontos angezeigt.
  • Mehrere Buchungsjahre können parallel bearbeitet werden - dadurch keine Probleme beim Jahreswechsel.
  • Berücksichtigung von Mieter/Eigentümern mit MwSt-Option, auch gemischt genutzte Objekte (mit/ohne MwSt) möglich.
  • Speicherung und jederzeitige Änderungsmöglichkeit beliebig vielen Mehrwertsteuersätzen.
  • Objektübergreifendes Buchen und Anlage von Konten ohne Objektbezug (z. B. Bürokosten) möglich.
  • Beliebige Zuordnung von Bankkonten zu Häusern: z. B. für jedes Haus ein separates Bankkonto, ein Bankkonto für alle Häuser usw.

Nebenkosten, Wohngeldabrechnung und Wirtschaftsplan

  • Erstellung von Wirtschaftsplänen, WEG-, Betriebs- und Heizkostenabrechnungen für beliebige Zeiträume mit automatischem Ausdruck der zugehörigen Briefe.
  • Berücksichtigung von Ein- und Auszugsdatum, tagesgenaue Abrechnung auch bei mehrfachem Mieter-/Eigentümerwechsel in der Abrechnungsperiode.
  • Berücksichtigung der tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen (Alternativ: Soll-Abrechnung) und automatische Verbuchung des Abrechnungsergehnisses.
  • Kostenverteilung über beliebig viele frei definierbare Verteilungsschlüssel (z. B. für Miteigentumsanteil, Quadratmeter, Personenzahl).
  • Eingabe von individuellen Verbrauchswerten oder Zählerständen (z. B. von Wasserzählern) mit automatischer Berechnung des Kostenanteils möglich.
  • Eingabe von individuellen EUR-Beträgen möglich, z. B. aus Heizkostenabrechnungen von Fremdfirmen.
  • Berücksichtigung von Inklusiv und Teilinklusivmieten bei allen Abrechnungen möglich.
  • Auf Wunsch automatische Berechnung neuer Vorauszahlungen für die nächste Periode auf Basis der Guthaben und Nachzahlungen. Dabei können getrennt für Guthaben und Nachzahlungen Grenzwerte eingegeben werden, damit bei geringfügiger Unter-/Uberdeckung nicht gleich ein neuer Vorauszahlungsbetrag eingefordert wird.
  • Rundung der neuen Vorauszahlungsbeträge auf ganze 10-Cent-, ganze EUR- oder ganze 10,- EUR-Beträge möglich.
  • Die WEG-Abrechnung orientiert sich an den Empfehlungen des VNWI/DDIV.

Mahnwesen

  • Vier Mahnstufen mit unterschiedlichen, vom Anwender festlegbaren Texten.
  • Unterschiedliche Festlegung von Mahngebühren je Mahnstufe möglich.
  • Eingabe eines Mindestschuldbetrags möglich, um Mahnungen bei Cent-Beträgen auszuschließen.
  • Voll- oder halbautomatischer Ausdruck der Mahnungen durch Auswahl aus der Mahnvorschlagsliste.
  • Die Kontenblätter der Mahnfälle können gedruckt werden.

Miet- und Wohngeldänderungen

  • Diverse Erhöhungs- und Senkungsmöglichkeiten aller Miet- und Wohngeldbestandteile, wie: Prozentuale Erhöhung, Erhöhung um EUR-Betrag, Erhöhung um Euro pro Anteilswert (z. B. EUR/qm sowie Festsetzung eines neuen Euro-Betrages oder Festsetzung eines neuen Betrages Euro pro Anteilswert.
  • Automatischer Ausdruck der entsprechenden Anschreiben.
  • Rückwirkende Erhöhungen mit Einforderung des aufgelaufenen Schuldbetrages möglich.
  • Durchführung von einmaligen Sonderumlagen möglich.
  • Berücksichtigung von Staffel-, Zeit- und Indexmietverträgen
  • Anzahl der Staffeln beliebig.
  • Automatisches Führen einer Historie mit Speicherung jeder Miet-/Wohngeldänderung mit Zeitpunkt und Begründung.

Texte

  • Sämtliche Texte zu Mahnbriefen, Nebenkostenabrechnungen, Wirtschaftsplänen usw. können mit Microsoft Word jederzeit geändert, ergänzt oder durch eigene Texte ersetzt werden.
  • Automatische Einfügung einer individuellen Anrede in allen Anschreiben möglich.
  • Einsteuerung von diversen Stammdaten in allen Texten möglich, z. B. Wohnungslage, Bankverbindung, Einzugsdatum usw.
  • Druck und Speicherung von Rundschreiben, individuellen Briefen, Verträgen usw.
  • Für jeden Programmabschnitt, in dem Briefe an Mieter und Wohnungseigentümer gedruckt werden, können beliebig viele Texte gespeichert werden, so dass beispielsweise Mieter mit einem anderen Text als Wohnungseigentümer gemahnt werden können.
  • Automatisches Führen einer Briefhistorie möglich: Jedes Schreiben an Mieter/Eigentümer (individueller Brief, Mahnung, Abrechnung usw.) wird mit Zeitpunkt und vollständigem Text gespeichert.
  • Digitale Dokumentenablage.

Zahlungsverkehr

  • Lastschriften und Überweisungen können als SEPA-Dateien ausgegeben werden.
  • Für alle ausgegebenen Lastschriften und Überweisungen können automatisch Buchungen erzeugt und automatisch oder manuell in die Buchhaltung übernommen werden.
  • Automatische oder manuelle Erzeugung von Lastschriften möglich.
  • Wahlweise Einzug der laufenden Miete/Wohngeldzahlung, der nächsten Miete/Wohngeldzahlung, des gesamten Schuldsaldos, der Nachzahlung usw.
  • Für jeden Mieter/Wohnungseigentümer kann individuell festgelegt werden, ob er am Lastschriftverfahren teilnimmt.
  • Scheckdruck für Abrechnungsguthaben möglich.
  • Automatische oder manuelle Erzeugung von Überweisungen.
  • Beliebig viele Geschäftspartner, Handwerker, Lieferanten usw. können mit Anschrift und Bankverbindung in einer Lieferantendatei gespeichert und deren Daten auf Knopfdruck in Überweisungen aufgenommen werden.
  • Monatlich, vierteljährlich, halbjährlich usw. wiederkehrende Zahlungen (Daueraufträge) brauchen nur einmal erfaßt und können dann automatisch abgerufen werden.

Individualisierte Serien-E-Mails und Versand von Briefen per E-Mail mit Outlook

Auch in Ihrer Verwaltung ist die Kommunikation per E-Mail längst Standard? Mit Villa erstellen Sie individuelle E-Mails oder Serien-E-Mails und können dabei auch Platzhalter ver­wenden, die aus den Stammdaten gefüllt werden. Damit haben Sie die Möglichkeit, die E-Mail-Empfänger persönlich anzusprechen. Bei Verwendung mehrerer E-Mail-Konten können Sie das Absender-Konto auswählen und bei Bedarf Anhänge hin­zufügen. Außerdem kann Villa E-Mails direkt versenden, ohne dass sie vorher angezeigt werden. Auch Auswert­ungen (z. B. Kontenblätter, Summen- und Saldenlisten usw.), Bilder und Dokumente lassen sich direkt aus Villa heraus per E-Mail versenden. Und wenn Sie in Villa Microsoft Word für das Erstellen von Briefen verwenden, dann können Sie (Serien-)Briefe automatisch per E-Mail verschicken, anstatt sie auszu­drucken. Dabei erhält jeder Empfänger eine individuelle E-Mail mit „seinem“ Brief als PDF-Datei im Anhang.


BGH-Urteil zur Darstellung der Instandhaltungsrücklage

Mit Villa können Sie die Entwicklung mehrerer Rücklagen darstellen. Wie vom BGH in seinem bekannten Urteil 2009 gefordert. Komplett mit Soll-Zuführung laut Wirtschaftsplan und tatsächlich gezahlter Ist-Zuführung. Pro Eigentümer und insgesamt. Übernehmen Sie die Beträge ganz einfach aus der Buchhaltung. Oder geben Sie die Beträge für Abrechnungszeiträume, die nicht gebucht worden sind, direkt ein. Und erstellen Sie daraus eine Abrechnung der Instandhaltungsrücklage. Die Abrechnung und die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage werden vom Programm in Ihre Abrechnungsbriefe eingefügt.


Datenabgleich mit OfficeWare Easy

Villa besitzt eine Schnittstelle zu OfficeWare Easy, dem bekannten Managementsystem für Hausverwalter. OfficeWare Easy ist die optimale Ergänzung zu Villa. Es bietet neben dem Objektmanagement, der Büroorganisation, dem Fach-Know-how (intelligenter Workflow zur Abwicklung der HV-Arbeiten) auch Objektauswertungen. Die Praxis hat gezeigt, dass sich mit diesen Auswertungen bei schwierigen Objekten höhere Verwalterhonorare oft erstaunlich einfach durchsetzen lassen. Weitere Informationen zu OfficeWare Easy finden Sie im Internet unter www.OfficeWare.de


Haushaltsnahe Dienstleistungen

Sie möchten Ihren Eigentümern oder Mietern bei der WEG- oder Betriebskostenabrechnung die anrechenbaren Kosten gemäß §35a EStG ausweisen? Mit Villa ist das kein Problem. Erfassen Sie bereits in der Buchhaltung bei der Aufwandsbuchung die anrechenbaren Beträge. Diese werden dann vom Programm automatisch in die Abrechnung übernommen. Oder tragen Sie die anrechenbaren Beträge direkt bei der Abrechnung ein. Villa berechnet dann die Anteile pro Eigentümer und stellt sie so detailliert dar, wie Sie wollen. Pro Abrechnungsposition, pro Kostenart oder ganz ausführlich pro einzelner Buchung.


DATEV-Export

Exportieren Sie Ihre Buchungen über die von der DATEV definierte CSV-Schnittstelle, um diese Daten in externe Buchhaltungsprogramme einzulesen und weiter zu verarbeiten.


Kontoauszugsimport

Sparen Sie sich mühevolle Tipparbeit, rufen Sie mit diesem Zusatzmodul die Umsätze Ihrer Konten über das Internet ab und lassen Sie Villa diese größtenteils automatisch den Buchhaltungskonten zuordnen. Trainieren Sie das Programm mit Hilfe der Lerndatei, um eine möglichst hohe Erkennungsquote zu erreichen.


Terminverwaltung

Wohnungsübergabe am Montag um 11 Uhr, Objektbegehung mit dem Hauswart am Donnerstag um 15 Uhr: Damit Sie keinen dieser Termine verpassen, hinterlegen Sie einmalige oder wiederkehrende Termine einfach in Villa. Durch die Verknüpfung mit dem dazugehörigen Objekt, Mieter oder Lieferanten sehen Sie auf einen Blick, wo es wann was zu erledigen gibt.


Online-Support

Und wenn es einmal hakt, können wir Ihnen sicher weiterhelfen. Dabei können Sie den Online-Support nutzen der es uns ermöglicht, Ihren Bildschirm über das Internet einzusehen. So kann das Problem schnell analysiert und gelöst werden.