Tipps & Tricks
Tipps & Tricks
Beim täglichen Arbeiten mit einem Programm findet man hin und wieder einen Weg, um einen Vorgang einfacher und/oder schneller durchzuführen. Oft handelt es sich hierbei um Tricks, die nicht im Handbuch stehen (weil es sowieso niemand liest …). Manchmal entdecken die Benutzer einer Software aber auch Dinge, die selbst den Programmieren unbekannt sind! Egal, da geteilte Freude doppelte Freude bedeutet, verraten wir an dieser Stelle Tricks und geben Tipps, die das Arbeiten mit Villa (und auch Windows allgemein) einfacher und schneller machen sollen. Falls Ihnen zu diesem Thema auch schon einmal ein Licht aufgegangen ist: Erleuchten Sie uns!
Allgemeines zu „Hot Keys“
Oft ist es umständlich, zur Maus greifen zu müssen, um eine Aktion durchzuführen. Zum Glück bietet sich meistens eine Alternative in Form einer Tastenkombination (sog. „Hot Key“). Wenn z. B. bei dem Text auf einer Schaltfläche ein Buchstabe unterstrichen ist, dann können Sie diese Schaltfläche auch „anklicken“, indem Sie die Taste „Alt“ zusammen mit dem entsprechenden Buchstaben betätigen. Wenn der Cursor sich nicht einem Eingabefeld befindet, dann brauchen Sie nur die Taste mit dem entsprechenden Buchstaben zu drücken. Sollte die Schaltfläche gerade den Fokus besitzen (zu erkennen an einem gepunkteten Rahmen), genügt sogar das Betätigen der Leertaste.
„Hot Keys“ in der Buchungserfassung
+/- im Feld „Datum“ erhöht/verringert das Datum um einen Tag
+/- im Feld „Beleg“ erhöht/verringert die Beleg-Nummer um einen Zähler
„F3“ im Feld „Buchungstext“ öffnet ein Fenster mit einer Liste gespeicherter Buchungstexte
„F3“ im Feld „Soll“ oder "Haben“ trägt einen Zahlungsvorschlag (lt. Stammdaten) ein
„F3“ im Feld „Konto“ oder "Gegenkonto" öffnet das Kontenblatt
„F4“ im Feld „Konto“: Anzeige aller Konten, nummerisch sortiert („F5“: alphabetisch sortiert)
„F7“ im Feld „Konto“ legt ein neues Konto an
„F10“ im Feld „Konto“ (Personenkonto ausgewählt) wechselt in die Stammdaten des jeweiligen Mieters bzw. Eigentümers
„Alt“ und „W“ nimmt die Buchung auf und setzt die Buchungserfassung fort.
„Alt“ und „B“ nimmt die Buchung auf und beendet die Buchungserfassung.
„Alt“ und „A“ nimmt die Buchung nicht auf und beendet die Buchungserfassung.
Benutzung der Cursor-Tasten
Als Cursor-Tasten bezeichnet man alle Tasten, mit den der Cursor innerhalb eines Textfeldes oder zwischen den Textfelder bewegt werden kann. Hierbei gibt es ein Problem: Betritt der Cursor ein Eingabefeld, so wird unter Umständen der enthaltene Text markiert. Benutzt man jetzt z. B. die Taste „Ende“, weil man den Cursor an das Ende des Textes setzen möchte, springt dieser stattdessen in das letzte Feld der Eingabemaske. Der Trick: Durch Drücken der Taste „F2“ wird die Markierung aufgehoben und die Cursor-Tasten „Ende“, „Pos1“, „Pfeil nach links“ und „Pfeil nach rechts“ zeigen das gewünschte Verhalten.
Textverarbeitung: Eine Zeile gleichzeitig links- und rechtsbündig formatieren
Oft möchte man in einem Brief das Datum rechtsbündig in einer Zeile ausgeben, die schon linksbündig formatierten Text enthält. Dazu setzt man den Cursor in die entsprechende Zeile vor das Datum und fügt einen Tabulator ein. Dieser Tabulator wird rechtsbündig formatiert und auf den rechten Seitenrand gesetzt. Nun braucht man nur noch die Tabulator-Taste zu betätigen und schon wird das Datum wie gewünscht angezeigt.
Datensicherung: Sicherungslaufwerk vorübergehend ändern
Falls die Datensicherung auf einem anderen Laufwerk erfolgen soll als sonst üblich, müssen Sie normalerweise in den Stammdanten/Grundeinstellungen das Laufwerk ändern, dann die Datensicherung durchführen, und anschließend die Grundeinstellung wieder ändern. Einfacher geht es so: Datensicherung starten, es erscheint ein Menü mit vier großen Schaltflächen. Machen Sie einen Doppelklick in die Mitte des Menüs, quasi auf die Kreuzung. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie das Sicherungslaufwerk eingeben können. Diese Eingabe gilt nur so lange, bis Sie die Datensicherung beenden.
„Hot Keys“ für den Windows-Explorer
Der Windows-Explorer ist ein wichtiges Werkzeug, dessen Möglichkeiten sich dem Benutzer erst nach längerer Benutzung in ihrem vollem Umfang darstellen. Um diesen Prozess etwas zu verkürzen, hier eine Liste mit wichtigen Tastaturkommandos:
Umschalttaste, während man eine Datei mit der Maus verschiebt: Datei verschieben (nicht erforderlich, wenn die Datei auf dem gleichen Laufwerk abgelegt wird)
„Strg“, während man eine Datei mit der Maus verschiebt: Datei kopieren (nicht erforderlich, wenn die Datei auf einem anderen Laufwerk abgelegt wird)
„Strg“ und die Umschalttaste, während man eine Datei mit der Maus verschiebt: Verknüpfung erstellen (nicht erforderlich, wenn es sich bei der Datei um eine Anwendung handelt)
„F2“: Datei umbenennen (mit der Maus: „langsamer" Doppelklick)
„F3“: Suchen-Fenster aufrufen
„F4“: Liste der Laufwerke öffnen
„F5“: Anzeige aktualisieren
„F6“: Zwischen den Bereichen des Explorers wechseln
„Strg+A“: Alles markieren
„Strg+X/C/V“: Ausschneiden/Kopieren/Einfügen
„Strg+Z“: Rückgängig
„Entf“: Löschen (in den Papierkorb verschieben)
Umschalttaste und „Entf“: Löschen (nicht in den Papierkorb verschieben)
„Alt“ und „Enter“: Eigenschaften anzeigen (mit der Maus: „Alt“ und Doppelklick)
Suchen mit „Wildcards“
Die Suchfunktion von Villa kann noch mehr als im Handbuch steht: Wenn Sie z. B. einen Mieter mit dem Namen „Meier“ suchen, wissen aber nicht, ob er mit „i“ oder „y“ geschrieben wird, geben Sie als Suchtext einfach „Me?er“ ein. Villa sucht dann alle Mieter die mit „Me“ anfangen, dann einen beliebigen Buchstaben haben und mit „er“ enden. Wenn Sie nach „M??er“ suchen lassen, findet Villa „Meier“, „Meyer“, „Maier“, „Mayer“, aber zum Beispiel auch „Moser“.
Villa sucht standardmäßig nach Mietern, deren Suchbegriff am Anfang mit dem eingegebenen Suchtext übereinstimmt. Nun kann es aber sein, dass Ihnen gerade der Anfang eines Namens entfallen ist, Sie wissen nur noch, daß der Name mit „mann“ aufhörte. Auch in diesem Fall kann Villa helfen: Geben Sie als Suchtext einfach „*mann“ ein. Es werden dann alle Mieter herausgesucht, deren Suchbegriff „mann“ enthält, z. B. „Hamann“, „Wiedmann“, aber auch „Hermannsen“.
Das eben genannte gilt natürlich nicht nur für die Suche nach Mietern, sondern auch nach Objekten, Mandanten, Lieferanten, Konten, etc. Und nicht nur für die Suche nach Namen, sondern auch für die Suche nach Nummern!
„Hot Keys“ im Bereich Nebenkosten/Wirtschaftsplan
Druckmenü, Shift-Klick auf „Kontenblatt drucken“: Titel des Kontrollblatts ändern
Shift-Klick auf „OK“ im Fenster „Abrechnung auswählen“: Abrechnung löschen
Shift-Doppelklick auf den Abrechnungstitel im selben Fenster: Abrechnungstitel löschen
Shift-Klick auf „Abbrechen“ im selben Fenster: Anzahl der Abrechnungen erhöhen
Shift-Klick auf „Übernahme“ im Fenster „Abrechnungsposten“: Übernahme wird nur für den angezeigten Abrechnungsposten durchgeführt
Shift-Klick auf „Zurück zum Hauptmenü“ im Abrechnungsmenü: Objekt und/oder Abrechnung wechseln
Shift-Doppelklick auf den Objektnamen im Abrechnungsmenü: Wechsel zu den Stammdaten des abgerechneten Objektes (ohne Shift: Wechsel zu den Mietern bzw. Eigentümern dieses Objektes)
Schnelles Anmelden ohne Eingabe eines Benutzernamen und eines Passwortes
Wenn Sie dem Master-Nutzer den Namen „Auto“ und das Passwort „Login“ geben und keine weiteren Nutzer anlegen, führt das Programm einen Auto-Login durch, d. h. die Passworteingabe wird übersprungen.
„Hot Keys“ in den Stammdaten
Stammdaten Mieter/Wohnungseigentümer, Shift-Klick auf „Neu“: Daten eines anderen Mieters kopieren, auch wenn es nicht der Vormieter der Wohnung ist
Shift-Klick auf „Mieter/Wohnungseigentümer“: Es werden nur die aktiven Mieter/Wohnungseigentümer angezeigt
Stammdaten Objekte, Doppelklick auf den Objektnamen: Wechsel zum ersten Mieter des Objektes
Stammdaten Mieter/Wohnungseigentümer, Doppelklick auf den Objektnamen: Wechsel zum Objekt
Löschen von Mietwerten in der Tabelle „Neue Werte“
In den Stammdaten Mieter/Wohnungseigentümer gibt es auf der zweiten Karteikarte die Schaltfläche „Neue Werte“, hinter dem die zukünftigen Mietwerte hinterlegt sind (z. B. Nachzahlungen oder Guthaben sowie Vorauszahlungsänderungen aus Nebenkostenabrechnungen. Um einen Eintrag zu löschen, klickt man zunächst auf „Ändern“ und danach auf „Neue Werte“. Nun klickt man mit der Maus das erste Kästchen der Zeile an, die gelöscht werden soll. Durch drücken der „Entf“-Taste wird der Datensatz gelöscht. Dieser Vorgang kann in diversen Tabellen im Programm durchgeführt werden („Alte Werte“, „Eingabe Anlagekonten“, Steuerdatei).
Zeilenwechsel einfügen (Memofeld)
In den Stammdaten Mieter/Wohnungseigentümer gibt es auf den Karteikarten „Vertrag“ und „Wohnung“ sowie in den Stammdaten Objekte auf der Karteikarte „Anschrift“ sogenannte Memofelder. Um in diesen Felder einen Zeilenumbruch zu erzeugen, betätigt man die Tastenkombination Strg+Enter.